🥇¿Qué es un sistema de gestión de la información?

⭐ Un sistema de gestión de la información 👨‍💻 ayuda a los directivos generando informes que incluyen todos los datos necesarios para tomar decisiones acertadas, tanto si esas decisiones son pequeñas y detalladas como si forman parte de una estrategia mayor. En el pasado, este proceso era totalmente manual, pero las modernas tecnologías informáticas lo han hecho mucho más fácil y fiable.

El sistema de información de gestión (SIG) es un conjunto de herramientas que ayuda a las organizaciones a recopilar, almacenar, procesar y producir información. Este sistema puede ayudar a prever el desarrollo del sistema de gestión, ajustar los objetivos y planificar nuevos ciclos.

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

Condiciones para el tratamiento de la información en el sistema:

La información debe ser:

  • Completa
  • Adecuada
  • Proporcionada a tiempo
  • Fiable
  • Procesada de forma económica
  • Adaptable
Índice

👨‍💻 Características

Administración de bases de datos

La capacidad de almacenar datos y proporcionar información para su recuperación por parte de los usuarios del sistema es el rasgo que define a un sistema de gestión de la información. El tipo de base de datos dicta cómo responderá el sistema a las consultas.

Informes

La siguiente característica más importante de un sistema de información de gestión viene en forma de informes. La capacidad de producir datos informativos que ayuden a tomar decisiones es clave para este tipo de sistema. La mayoría de los SIG ofrecen diversas plantillas de informes, otros dan a los usuarios la posibilidad de crear informes únicos y guardarlos como plantillas para su uso futuro.

Acceso abierto

Al permitir el acceso abierto a la arquitectura del sistema, un sistema de gestión de la información facilita a la empresa el cumplimiento tanto de las normativas externas como de los requisitos internos. El acceso abierto no sólo permite una fácil integración con los sistemas preexistentes, sino que también reduce los costes al convertir el mantenimiento en un proceso gestionado internamente.

Integración

Los sistemas de información de gestión están diseñados para trabajar en cooperación con los sistemas preexistentes de una empresa. Un SIG eficaz facilita la integración con equipos antiguos, de modo que las empresas pueden seguir utilizando las mismas máquinas (caras).

Escalabidad

Algunos sistemas de gestión de la información no son utilizados en todo su potencial por las empresas más pequeñas porque sólo necesitan una fracción de las capacidades del sistema. Sin embargo, a medida que estas organizaciones crecen, suelen necesitar más características y mayores funciones de gestión de bases de datos. Por lo tanto, la escalabilidad es una consideración importante a la hora de elegir un SGI.

👨‍💻 Tipos de sistemas de gestión de la información

Los sistemas de gestión de la información pueden clasificarse en función de las características más definitorias que son propias de los sistemas de información, como:

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

Por la naturaleza de la representación y la organización lógica de la información:

  • Los sistemas de información factual almacenan datos en forma de múltiples instancias de uno o más tipos de elementos estructurales, que reflejan información sobre algunos hechos, acontecimientos, etc., que están separados de otras piezas de información.
  • El documento de entrada es la única parte del sistema que proporciona información. Cuando se crea una base de información, no se organiza adecuadamente ni en profundidad.
  • Los sistemas de información geográfica (SIG) almacenan datos sobre objetos en un mapa electrónico.

Por funciones y tareas:

  • Un sistema de información de referencia es una base de datos que permite a los usuarios acceder a tipos específicos de información, como números de teléfono, direcciones o bibliografía. Por ejemplo, los archivos, los directorios electrónicos, los cuadernos de software y los cuadernos de hardware pueden ser todos ellos sistemas de información de referencia.
  • La recuperación de la información se ocupa de buscar y encontrar información según distintos patrones de investigación.
  • El sistema de tecnología de la información está diseñado para automatizar todos los procesos de producción u organización de principio a fin, o componentes seleccionados de los mismos.

Por escala:

  • La estación de trabajo automatizada local es una máquina que ayuda a los directivos con el rendimiento en el lugar de trabajo automatizando las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo.
  • Una red de máquinas automatizadas que realizan las funciones de gestión
  • Una red informática que conecta automáticamente los puestos de trabajo y permite integrar diversas funciones de gestión en la empresa.
  • El Sistema de Información Corporativo es un tipo de software que ayuda a gestionar grandes empresas ofreciendo a los usuarios la posibilidad de acceder a diversas funciones desde diferentes lugares.

👨‍💻 Requisitos

Aunque un sistema de gestión de la información puede resultar caro al principio, a la larga resultará rentable. Pero antes de que una empresa pueda invertir, debe asegurarse de cumplir una serie de condiciones que garantizarán el éxito de la implantación.

  • Compra de un software MIS:

Elegir el programa de software MIS (Sistema de Información de Gestión) adecuado es crucial para cualquier empresa. Este tipo de programas ayudan a recopilar información útil de diversas fuentes y a presentarla en formatos legibles. Además, cada vez están más personalizados, tanto por áreas de negocio como por las necesidades y características de las empresas.

  • Contratación de personal especializado en tecnología informática:

Si las empresas quieren hacer uso de estas herramientas, necesitan contratar a empleados que hayan recibido una formación específica para ello, distinta de la necesaria para la gestión tradicional. Ya hay muchos candidatos en el mercado laboral con estas habilidades necesarias.

  • Formación y capacitación de los equipos:

Algunas empresas prefieren designar para un sistema de gestión de la información a empleados que hayan emprendido proyectos similares en el pasado. La clave del éxito de la implantación reside en la educación y la formación impartidas por la empresa, así como en el modo en que las herramientas MIS modifican los flujos de trabajo existentes.

  • Reparto adecuado de funciones:

Además, las empresas deben pensar en dos factores: colocar o reubicar a sus trabajadores en los puestos donde demuestren el mejor rendimiento para los procesos de gestión de la información. El coste de esto se calculará entonces en términos de nóminas e indemnizaciones.

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

👨‍💻 Sistemas de información de gestión empresarial

Solemos dividir los sistemas de gestión en tres categorías: estratégicos, tácticos y operativos. Cada nivel tiene responsabilidades específicas que requieren diferentes tipos de datos, que podemos obtener consultando un sistema de información. Con la ayuda de la tecnología, estas consultas se procesan y generan una respuesta a la consulta original. En otras palabras: en cada etapa de la gestión, recopilamos información que nos ayuda a tomar decisiones.

Las tecnologías de la información aplicadas a los recursos de información ayudan a crear o distribuir nueva información, denominada productos y servicios. Las condiciones de un sistema de información empresarial (por ejemplo, un sistema de información de gestión empresarial) son:

  • La posibilidad de adquirir experiencia y conocimientos para luego generalizarlos en forma de procedimientos formales y algoritmos.
  • El desarrollo continuo de habilidades.
  • La capacidad de cambiar rápidamente en función de las nuevas necesidades de la organización o de los cambios en las circunstancias
  • La asistencia a las personas de un modo que satisfaga sus necesidades vitales, mediante la comprensión experimentada y el apoyo psicológico.

En resumen, un sistema de información de gestión empresarial ayuda a las empresas siguiendo y describiendo el recorrido del mercado… de principio a fin.

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

👨‍💻 Importancia

El principal objetivo de un sistema de información de gestión es mejorar la toma de decisiones por parte de los directivos. Lo hace tomando datos de diversas fuentes y poniéndolos en una base de datos. Esto facilita el acceso y la comprensión de la información. Como resultado, los directivos pueden tomar mejores decisiones basándose en una información más completa.

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